Algemene Voorwaarden

1. Definities

In deze Algemene Voorwaarden en alle documenten die hiernaar verwijzen:

&Ampersand

&Ampersand Labs B.V., KvK 42032572, Park Hoornwijck 2 a, 2289 CZ Rijswijk, e-mail: [email protected].

AV

Deze Algemene Voorwaarden.

Klant

De rechtspersoon of natuurlijke persoon, handelend in beroep of bedrijf, die &Ampersand een Opdracht geeft.

Opdracht

Het werk dat &Ampersand voor Klant uitvoert, zoals beschreven in de offerte of opdrachtbevestiging.

Oplevering

Het moment waarop &Ampersand het resultaat van de Opdracht ter beoordeling aan Klant voorlegt.

Overeenkomst

De offerte of opdrachtbevestiging die Klant heeft aanvaard, samen met deze AV en de VO.

Schriftelijk

Op papier, per e-mail of met een ander elektronisch bericht.

VO

De Verwerkersovereenkomst.

2. Toepasselijkheid en rangorde

2.1 Deze AV gelden voor elke aanbieding van &Ampersand en elke Overeenkomst waarbij &Ampersand diensten of producten van welke aard ook aan Klant levert. &Ampersand levert alleen aan zakelijke klanten; consumentenrecht is niet van toepassing. Voor de producten Apolly en FactuurAI gelden hun eigen voorwaarden.

2.2 Afwijkingen gelden alleen als partijen ze Schriftelijk afspreken. Inkoop- of andere voorwaarden van Klant gelden niet.

2.3 Bij tegenstrijdigheid gaat de offerte of opdrachtbevestiging voor, dan de VO, dan deze AV. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaat de VO voor, behalve waar de VO zelf naar de offerte of opdrachtbevestiging verwijst.

2.4 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen haar door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

3. Offerte en totstandkoming

3.1 Een aanbieding is vrijblijvend en 30 dagen geldig, tenzij zij anders vermeldt.

3.2 De Overeenkomst komt tot stand zodra Klant een aanbieding aanvaardt, Schriftelijk, mondeling of door zijn handelen, of zodra &Ampersand met instemming van Klant met de uitvoering begint.

3.3 Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de informatie waarop een aanbieding rust. Blijkt die onjuist of onvolledig, dan mag &Ampersand prijs en planning aanpassen.

4. Uitvoering

4.1 &Ampersand voert de Opdracht vakkundig en naar beste vermogen uit. Dat is een inspanningsverplichting, tenzij de offerte of opdrachtbevestiging uitdrukkelijk een resultaat toezegt.

4.2 Termijnen zijn streeftermijnen, tenzij partijen Schriftelijk een uiterste termijn afspreken. Bij overschrijding komt &Ampersand pas in verzuim na een Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn.

4.3 Wil Klant de Opdracht uitbreiden of wijzigen, dan spreken partijen dat vooraf Schriftelijk af, met de gevolgen voor prijs en planning. &Ampersand voert meerwerk pas uit na akkoord van Klant. Is een prijs als schatting gegeven, dan mag &Ampersand die met ten hoogste 10 procent overschrijden zonder voorafgaand akkoord.

4.4 &Ampersand bepaalt hoe en door wie de Opdracht wordt uitgevoerd. Zij stelt geen medewerkers onder leiding en toezicht van Klant ter beschikking, draagt de loonheffingen voor haar medewerkers af en vrijwaart Klant voor aanspraken daarover.

4.5 &Ampersand mag derden inschakelen. Derden die persoonsgegevens namens Klant verwerken, zijn subverwerkers volgens artikel 3 van de VO. Artikel 7:404 en 7:407 lid 2 BW gelden niet.

4.6 Werkt &Ampersand op locatie of in systemen van Klant, dan meldt Klant vooraf welke huis-, veiligheids- en IT-regels gelden.

4.7 Bij advies beslist Klant zelf of en hoe hij het opvolgt. Het advies rust op de informatie die Klant geeft. Advies over regelgeving is geen juridisch advies.

5. Medewerking van Klant

5.1 Klant zorgt voor:

1. juiste, volledige en rechtmatige gegevens en materialen voor de Opdracht, waarvoor hij de benodigde rechten heeft;
2. tijdige toegang tot zijn omgeving, met accounts die hij uitgeeft en kan intrekken;
3. een contactpersoon die namens hem kan beslissen;
4. een bruikbare back-up vóór aanvang, als de Opdracht bestaande gegevens of systemen raakt.

5.2 Vertraging door ontbrekende medewerking verschuift de planning. Aantoonbare extra kosten daarvan brengt &Ampersand na melding in rekening tegen het uurtarief uit de offerte of opdrachtbevestiging, en anders het gangbare uurtarief van &Ampersand.

5.3 Wettelijke bewaarplichten, ook de vraag of iets mag worden verwijderd, blijven de verantwoordelijkheid van Klant.

5.4 Klant vrijwaart &Ampersand voor aanspraken van derden over gegevens en materialen die Klant voor de Opdracht ter beschikking stelt, en over het gebruik dat Klant van het resultaat maakt. Dit geldt niet voor zover de aanspraak het gevolg is van een tekortkoming van &Ampersand.

5.5 Kopieën van identiteitsbewijzen, bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke persoonsgegevens en identificatienummers zoals het BSN deelt Klant alleen via zijn omgeving of een andere weg die partijen daarvoor afspreken.

6. Oplevering en aanvaarding

6.1 Na de Oplevering heeft Klant 14 dagen om het resultaat te beoordelen. Klant kan aanvaarding alleen weigeren om een wezenlijke afwijking van de afspraken die hij binnen die termijn Schriftelijk meldt.

6.2 Na herstel levert &Ampersand opnieuw op, en geldt 6.1 opnieuw voor het herstelde.

6.3 Het resultaat geldt als aanvaard als Klant binnen de termijn niets meldt of het in gebruik neemt. Aanvaarding kan per deel.

6.4 Een afwijking van de afspraken in opgeleverde software die Klant binnen 3 maanden na aanvaarding reproduceerbaar meldt, herstelt &Ampersand binnen een redelijke termijn: kosteloos bij een vaste prijs, tegen het uurtarief uit artikel 5.2 bij nacalculatie. Dit vervalt voor zover Klant of een derde het resultaat zonder overleg heeft gewijzigd.

7. AI

7.1 &Ampersand kan bij een Opdracht AI-modellen inzetten. Output van een AI-model kan onjuist zijn. Gebruikt Klant zelf zulke output, dan controleert hij die en is hij verantwoordelijk voor het gebruik.

7.2 &Ampersand gebruikt gegevens van Klant niet om AI-modellen te trainen, tenzij Klant daar vooraf uitdrukkelijk mee instemt.

7.3 Bouwt &Ampersand een toepassing met AI die Klant onder eigen naam in gebruik neemt, dan is Klant aanbieder en gebruiksverantwoordelijke in de zin van de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689). Brengt &Ampersand de toepassing onder haar eigen naam in de handel, dan legt de offerte of opdrachtbevestiging vast wie welke plichten uitvoert. &Ampersand bouwt de toepassing zo dat Klant zijn plichten kan nakomen, en levert de documentatie die hij daarvoor nodig heeft. Een toepassing die de AI-verordening verbiedt, bouwt zij niet, en een toepassing met een hoog risico alleen als de offerte of opdrachtbevestiging dat uitdrukkelijk noemt.

7.4 Klant beslist of een toepassing met AI in gebruik gaat en met welk menselijk toezicht.

7.5 Een losse onjuiste output van zo'n toepassing is geen gebrek, en een gewijzigd of uitgefaseerd model van een derde evenmin. Aanpassing daaraan valt onder beheer als dat is afgesproken, en anders onder meerwerk.

7.6 Draait een AI-dienst op een account van Klant, dan draagt Klant de kosten en kiest hij de instellingen. Draait hij op een account van &Ampersand, dan geldt de verbruikslimiet uit de offerte of opdrachtbevestiging.

8. Beheer en hosting

8.1 Beheer en hosting lopen voor onbepaalde tijd, tenzij de offerte of opdrachtbevestiging anders bepaalt, en zijn door beide partijen op te zeggen met een termijn van 2 maanden tegen het einde van een kalendermaand. De vergoeding is per maand vooraf verschuldigd.

8.2 Beheer omvat foutherstel, beveiligingsupdates en wat de offerte of opdrachtbevestiging verder noemt. Nieuwe functies zijn meerwerk.

8.3 &Ampersand garandeert geen ononderbroken werking. Beschikbaarheid en reactietijden gelden alleen als de offerte of opdrachtbevestiging ze noemt.

8.4 Host &Ampersand een toepassing, dan maakt zij back-ups, gescheiden van de productie, en zet zij bij verlies een back-up terug: kosteloos als het verlies aan haar te wijten is.

8.5 Bij het einde van beheer of hosting draagt &Ampersand op verzoek de broncode, documentatie, configuratie, een export van de gegevens in een gangbaar formaat, en de domeinnamen en accounts die zij voor Klant aanhield over. Daarna volgt een overgangsperiode van 30 dagen, waarin de dienst doorloopt tegen het geldende tarief. Klant kan die verlengen tot ten hoogste 3 maanden.

8.6 Bij hosting helpt &Ampersand Klant over te stappen naar een andere aanbieder of naar eigen beheer, volgens de Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854). Is de dienst maatwerk in de zin van artikel 31 lid 1 van die verordening, dan rekent &Ampersand voor de overstap het uurtarief uit artikel 5.2.

8.7 &Ampersand mag de tarieven voor beheer en hosting aanpassen met een aankondiging van ten minste 60 dagen. Klant kan bij een verhoging opzeggen tegen de ingangsdatum.

9. Wijzigingen in de omgeving van Klant

9.1 Gegevens in de omgeving van Klant overzetten, verplaatsen, opschonen, ontdubbelen, archiveren of verwijderen doet &Ampersand alleen volgens een voorstel dat Klant uitdrukkelijk en Schriftelijk heeft goedgekeurd. Het voorstel geeft precies aan wat er gebeurt en wat niet. Eén voorstel kan meerdere stappen dekken. Voert &Ampersand de Opdracht uit voor een klant van Klant, dan keurt ook die klant het voorstel Schriftelijk goed. Aanvaarding volgens artikel 6 geldt niet als zo'n goedkeuring.

9.2 Voor wat &Ampersand volgens een goedgekeurd voorstel doet, is zij niet aansprakelijk, tenzij de fout zat in een voorstel dat zij zelf opstelde.

10. Vergoeding en betaling

10.1 Klant betaalt de vergoeding uit de offerte of opdrachtbevestiging. Alle bedragen zijn exclusief btw. Facturen worden betaald binnen 14 dagen na factuurdatum. &Ampersand mag een voorschot vragen en begint dan na ontvangst.

10.2 Werk op uurbasis factureert &Ampersand maandelijks, met een overzicht van de uren. Klant kan binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar maken; daarna gelden de uren als aanvaard.

10.3 Bij te late betaling mag &Ampersand de wettelijke handelsrente en de redelijke kosten van invordering rekenen. Na een Schriftelijke aanmaning met een termijn van 14 dagen mag zij het werk opschorten, behalve voor een bedrag dat Klant gemotiveerd heeft betwist.

10.4 Klant mag een betaling niet verrekenen of opschorten, ook niet bij een klacht.

11. Looptijd en beëindiging

11.1 Een Opdracht loopt tot zij is afgerond. Partijen kunnen tussentijds opzeggen met een termijn van 14 dagen, en werk op uurbasis met een termijn van één maand, tenzij de offerte of opdrachtbevestiging of artikel 8 een andere termijn noemt. Klant betaalt het werk tot het einde en de aantoonbare kosten die &Ampersand voor de Opdracht al is aangegaan.

11.2 Elke partij mag de Overeenkomst direct beëindigen als de ander failliet gaat of surseance van betaling krijgt, of na een Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn ernstig tekort blijft schieten. Wat al is geleverd, wordt niet ongedaan gemaakt en blijft verschuldigd.

11.3 Tussen de start van de uitvoering en de Oplevering zegt &Ampersand alleen op om een gewichtige reden. Eindigt een Opdracht vóór de Oplevering, dan levert &Ampersand de stand van dat moment op.

11.4 Na het einde van een Opdracht beëindigt &Ampersand haar toegang tot de omgeving van Klant. Haar kopieën van de gegevens van Klant, ook gegevens die geen persoonsgegevens zijn, geeft zij terug of verwijdert zij op dezelfde manier als in artikel 9.2 van de VO.

12. Aansprakelijkheid

12.1 De aansprakelijkheid van &Ampersand is per Opdracht beperkt tot de vergoeding voor die Opdracht, exclusief btw en doorbelaste kosten van derden. Bij beheer, hosting of werk op uurbasis is dat de vergoeding over de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte. Zij is ten hoogste € 20.000 per gebeurtenis; samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis. Elke offerte of opdrachtbevestiging geldt hiervoor als een afzonderlijke Opdracht. Noemt de offerte of opdrachtbevestiging een ander maximum, dan geldt dat in plaats van de bedragen hierboven.

12.2 &Ampersand is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en verlies van gegevens dat met een back-up te herstellen is, behalve de redelijke kosten van dat herstel. Directe schade is uitsluitend: de redelijke kosten om de prestatie alsnog aan de afspraken te laten voldoen, om oorzaak en omvang van de schade vast te stellen en om schade te voorkomen of te beperken, en de schade uit 12.3.

12.3 Bij een datalek of een andere tekortkoming in de nakoming van de VO gelden, binnen het bedrag uit 12.1, als directe schade: redelijke kosten van onderzoek, melding en herstel en vergoedingen aan betrokkenen, voor zover aan &Ampersand toe te rekenen.

12.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van &Ampersand.

12.5 Voert &Ampersand een Opdracht uit voor een klant van Klant, direct of verderop in de keten, dan vallen aanspraken van Klant en van al die klanten over dezelfde gebeurtenis samen onder het bedrag uit 12.1. Klant spreekt met zijn klanten af dat &Ampersand zich op de aansprakelijkheidsbeperkingen in hun overeenkomst kan beroepen, en dat zij dat ook met hun eigen klanten afspreken. Klant vrijwaart &Ampersand voor aanspraken van al die klanten voor zover ze het bedrag uit 12.1 te boven gaan.

12.6 Aansprakelijkheid ontstaat alleen nadat Klant &Ampersand Schriftelijk in gebreke heeft gesteld met een redelijke termijn voor herstel, tenzij herstel niet meer mogelijk is.

12.7 Een vordering vervalt als Klant haar niet binnen 12 maanden na ontdekking Schriftelijk meldt. Gaat het om een aanspraak van een derde, dan loopt die termijn vanaf het moment dat die derde de aanspraak tegenover Klant instelt.

12.8 Medewerkers en ingeschakelde derden van &Ampersand kunnen zich op dit artikel beroepen.

13. Overmacht

13.1 Geen partij is gehouden tot nakoming bij overmacht, zoals storingen bij derden of in de omgeving van Klant, netwerkstoringen, overheidsmaatregelen en cybercriminaliteit die met de maatregelen uit artikel 5 van de VO niet te voorkomen was. Een tekortkoming van een subverwerker in de bescherming van persoonsgegevens geldt voor &Ampersand niet als overmacht.

13.2 Duurt overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst beëindigen.

14. Intellectueel eigendom

14.1 De rechten van intellectuele eigendom op wat &Ampersand ontwikkelt, blijven bij &Ampersand of haar licentiegevers, tenzij de offerte of opdrachtbevestiging anders bepaalt. Een overdracht geldt alleen als &Ampersand die Schriftelijk heeft bevestigd.

14.2 Ook bij een overdracht behoudt &Ampersand haar rechten op wat zij vóór of buiten de Opdracht ontwikkelde, op generieke onderdelen en op haar kennis en werkwijze. Zij mag soortgelijke oplossingen voor anderen maken.

14.3 Na betaling krijgt Klant op wat is opgeleverd een eeuwigdurend, niet-exclusief gebruiksrecht voor zijn eigen bedrijfsvoering, waaronder zijn dienstverlening aan zijn klanten, met de broncode en het recht het resultaat aan te passen of te laten aanpassen. Vóór betaling mag Klant het resultaat gebruiken om het te beoordelen.

14.4 Onderdelen van derden, waaronder open source, vallen onder hun eigen licentie.

14.5 Klant blijft eigenaar van zijn gegevens en geeft &Ampersand het recht ze te gebruiken voor zover de Opdracht dat vraagt.

14.6 &Ampersand mag statistieken over haar dienstverlening die niet tot Klant of tot personen te herleiden zijn, gebruiken om haar dienstverlening te verbeteren.

14.7 Offertes, plannen, ontwerpen en adviezen van &Ampersand gebruikt Klant alleen voor de Opdracht en geeft hij niet zonder toestemming aan derden, behalve aan wie het resultaat voor Klant aanpast of beheert, onder geheimhouding.

15. Geheimhouding

15.1 Partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de Overeenkomst, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht. Vertrouwelijk is informatie die als zodanig is aangeduid of waarvan de ontvanger het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kan begrijpen. Dit geldt niet voor informatie die openbaar is, die de ontvanger al rechtmatig had of die hij zelf ontwikkelde.

15.2 &Ampersand mag de naam van Klant als referentie noemen, tenzij Klant dat weigert. De inhoud van een Opdracht en de naam van een klant van Klant noemt zij alleen met toestemming van Klant.

16. Overname van medewerkers

16.1 Tijdens de Overeenkomst en 12 maanden daarna neemt Klant geen medewerker van &Ampersand of van een door haar ingeschakelde derde die bij een Opdracht betrokken was in dienst en laat hij die niet, direct of via een derde, voor zich werken, tenzij &Ampersand vooraf Schriftelijk instemt. Bij overtreding betaalt Klant een vergoeding van € 25.000 per medewerker.

17. Privacy

17.1 Voor persoonsgegevens die &Ampersand namens Klant verwerkt, geldt de VO.

17.2 Voor persoonsgegevens waarvoor &Ampersand zelf verwerkingsverantwoordelijke is, geldt de Privacyverklaring.

18. Wijzigingen en overdracht

18.1 &Ampersand mag deze AV wijzigen met een aankondiging van ten minste 60 dagen. Een lopende Opdracht houdt de versie die bij aanvang gold, behalve beheer en hosting. Is een wijziging voor beheer of hosting wezenlijk nadelig voor Klant, dan kan Klant opzeggen tegen de ingangsdatum.

18.2 De VO wijzigt alleen met Schriftelijk akkoord van Klant, behalve wijzigingen van de lijst subverwerkers volgens artikel 3.2 van de VO en de beveiligingsmaatregelen volgens artikel 5.2 van de VO.

18.3 Klant draagt rechten en plichten uit de Overeenkomst niet over zonder Schriftelijke toestemming van &Ampersand. &Ampersand mag ze overdragen bij een overname of herstructurering van haar onderneming, na Schriftelijke melding aan Klant.

19. Toepasselijk recht en forum

19.1 Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; het Weens Koopverdrag geldt niet. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in Den Haag.